Bases de dados referenciais: catalográficas e bibliográficas
As bases de dados são conjuntos de dados inter-relacionados, organizados de forma a permitir a recuperação da informação, e são geridas por um sistema com os objetivos de: descrever, manipular e fazer a manutenção dos dados; gerenciar as transações e gerenciar a segurança e o controle do acesso. Os dados podem ser armazenados por meios ópticos ou magnéticos e ser acessados local ou remotamente.
As bases de dados podem ser de referência ou de fonte, sendo ambas voltadas para a recuperação da informação. Estas bases encaminham o usuário para a fonte onde se encontra o recurso informacional (base de dados de referência), ou disponibilizam o recurso informacional na forma digital (base de dados fonte). A principal diferença entre bases de referência e de fonte é que na primeira seus arquivos remetem a fontes primárias, já a segunda contém os dados originais e textos completos, constituindo uma espécie de documento eletrônico.
São compostas por metadados, que descrevem os recursos informacionais, permitindo a recuperação e o uso destes recursos.
Bases de dados que remetem ou encaminham o usuário a outra fonte, como um documento, uma pessoa jurídica ou pessoa física, para que este obtenha informações adicionais ou o texto completo de um documento, são aquelas que contêm referências ou informações secundárias que identificam as várias fontes primárias. Estas bases não dão a resposta completa a uma determinada pergunta, mas informam onde o usuário pode ir para obtê-la.
As informações contidas nessas bases de dados são metadados, isto é, são dados (meta) que descrevem os dados (recursos informacionais) armazenados em outras fontes (digitais ou não digitais).
As bases de referência podem ser: bibliográficas, catalográficas, bases de dados de instrumentos de pesquisa, catálogos de objetos de aprendizagem e diretórios.
As bases de dados bibliográficas contêm referências ou citações bibliográficas, com ou sem resumos, da literatura publicada em periódicos, livros, jornais, relatórios, patentes ou teses, bem como incluem citações ou referências bibliográficas, informam ao usuário sobre o que foi publicado e onde se publicou. Muitas vezes são versão eletrônica dos periódicos de indexação e resumo, contendo citações bibliográficas e outros campos adicionais. São exemplos: Medline (Ciências da Saúde - Internacional), LILACS (Ciências da Saúde - América Latina), INSPEC (Engenharia, Física, Informática, ...), Lisa (Ciência da Informação), Library, Information Science & Technology Abstracts (Ciência da Informação).
No caso das bases de dados catalográficos, mostram o acervo de determinada biblioteca ou rede de bibliotecas, que é o caso dos catálogos On-Line (OPAC - Online Public Access Catalog). São exemplos: Sabi/UFRGS (Marc), USP/SIBi, Bilioteca do Congresso EUA.
Um instrumento de pesquisa, de acordo com as definições da área de arquivologia é o termo mais amplo que abrange qualquer descrição ou meio de referência elaborado ou recebido por um serviço de arquivo, com vistas ao controle administrativo ou intelectual do acervo arquivístico. As bases de instrumentos de pesquisa (Finding Aid) contêm descrições de arquivos e coleções. São exemplos: metadados em ISAD-G; acesso eletrônico a descrição de coleções de arquivos de instituições de ensino superior, sociedades científicas, organizações culturais; metadados em EAD (Encoded Archival Description); descrições de coleções de bibliotecas, coleções especiais, arquivos, sociedades históricas e museus; metadados em EAD; base de dados formada por descrições de coleções de bibliotecas, museus e arquivos fornecidas em em EAD; metadados em EAD etc.
No caso dos catálogos de objetos de aprendizagem, é preciso primeiro compreender seu significado. Existem várias definições dentro de áreas diferentes, porém resumidamente seria qualquer grupo de conteúdos do mesmo tipo com um objetivo de aprendizagem ou desempenho comum. São exemplos: Merlot (Metadados em IMS; Edna (Metadados em DC-Ed); Banco Internacional de Objetos Educacionais.
Já os diretório são bases de dados que contêm dados cadastrais sobre pessoas, instituições, softwares, etc. São as que contêm referências, com ou sem resumos ou sumários, de pessoas, organizações, projetos de pesquisa, contratos. São exemplos: pesquisadores - Lattes; C&T - Prossiga; bibliotecas - American Library Directory; museus - VLMP.